Eine Inventur ist für jeden immer eine schwierige Aufgabe, egal ob es sich um ein kleines/mittleres Unternehmen oder um eine komplexe und differenzierte Lieferkette handelt.
Die Volumina der Artikel ändern sich, und auch die beteiligten Mitarbeiter. Die Inventur bleibt jedoch langweilig, dauert lange und nimmt Zeit in Anspruch, die besser genutzt werden könnte.
Kann man nicht ohne Inventur auskommen?
Leider nein, es ist ein grundlegender Vorgang, um die Situation des Lagers hinsichtlich der Lagerbestände an Materialien, Produkten und Halbfabrikaten am Ende eines bestimmten Zeitraums zu kontrollieren. Manche Unternehmen führen regelmäßig eine Inventur durch, um Probleme mit Nachbestellungen und bei der Produktion zu vermeiden.
Wenn Sie einen E-Commerce-Shop führen, ist die Inventur noch wichtiger, um die Unterschiede zwischen physischem und buchhalterischem Inventar auf der Shop-Online-Ebene zu reduzieren. Der moderne Verbraucher ist informiert und anspruchsvoll, er erwartet beim Vertrieb von Produkten Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit und aus diesem Grund haben die Distributionszentren eine strategische Rolle für die Lieferkette übernommen. Sie müssen daher optimal bewirtschaftet werden, auch wenn dies bedeutet, dass im Laufe des Jahres mehrmals eine Inventur durchgeführt wird, um die verfügbaren Produkte und die Mengen genau zu kennen.
Das Aufkommen von Technologien birgt für industrielle Prozesse und insbesondere für die Automatisierung der Lagerverwaltung mit positiven Auswirkungen auch bei der Durchführung einer Inventur viele Vorteile. Aber lassen Sie es uns langsam angehen, betrachten wir zuerst die drei Hauptgründe, warum es notwendig ist, eine Bestandsaufnahme durchzuführen.
Gesetzliche Vorschriften
Zunächst einmal ist es gut sich daran zu erinnern, dass eine Inventur aus steuerlichen und zivilrechtlichen Gründen zur Quantifizierung und Bewertung des Inventars verpflichtend ist. Insbesondere ist eine Inventur für den Jahresabschluss von grundlegender Bedeutung und muss zu Beginn der Aktivität und dann für jedes weitere Jahr erstellt werden.
In letzterem Fall bezieht sich dies auf den Abschlussstichtag des Geschäftsjahres und muss alle Vermögenswerte umfassen, die nach Art und Wert der einzelnen Güter in Kategorien unterteilt sind, um die finanzielle Situation des Unternehmens entsprechend seinen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zu schätzen, indem alles im Inventarbuch ausgewiesen wird.
Die Inventur wird mit der Vermögensaufstellung, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang zur Jahresrechnung geschlossen (Art. 2217, 2. Komma, des ital. Zivilgesetzbuches).
Sicherstellung der Effizienz im Produktionsprozess
Der zweite Grund betrifft die Verwaltung des Lagers und die Aufträge. Eine präzise und konsequent durchgeführte Inventur ermöglicht es, alle aus- und eingelagerten Waren zu kontrollieren.
Jede Verzögerung, beispielsweise aufgrund des Fehlens eines für den Produktionsprozess notwendigen Rohstoffs, wirkt sich negativ auf den Gesamtgewinn des Unternehmens aus.
Kenntnis der korrekte Verfügbarkeit von Beständen
Ein sehr häufiges Problem besteht gerade darin, die tatsächliche Verfügbarkeit von Lagerbeständen aufgrund der Unstimmigkeiten zwischen den im Lager befindlichen physischen Gütern und der Menge im Bestand nicht genau zu kennen.
Um diese Unstimmigkeiten zu vermeiden reicht es aus, sich einen Überblick über alle Vorgänge der Produkte auf Lager zu verschaffen, um die zur Neige gehenden Waren zu überprüfen und sie rechtzeitig nachzubestellen, damit die Produktion nahtlos weiter gehen kann oder/und, um den Auftrag für den Kunden auszuführen.
Die beste Lösung diesen Vorgang zu optimieren ist, bei den Nachbestellungen der Artikel die Zeit der Auslieferung an den Kunden und die Lieferzeiten von Lieferanten zu berücksichtigen.
Wie führt man eine Inventur schnell durch?
Die Methoden einer Inventur können in vier Kategorien zusammengefasst werden.
Papier und Stift (und Taschenrechner)
Das ist die traditionelle Methode und sicherlich nur geeignet, wenn Sie über ein kleines Lager mit einer begrenzten Anzahl von Produkten verfügen. Das erste, was Sie in diesem Fall tun müssen, besteht darin, die Produkte in Kategorien zu unterteilen. Es gibt keine vordefinierten Kategorien, also liegt es an Ihnen, die beste Unterteilung für Ihr Unternehmen zu finden.
Dann fahren Sie mit weiteren Unterteilungen fort, wobei die Geschwindigkeit berücksichtigt wird, mit der die Produkte zur Neige gehen, um jene im Auge zu behalten, die häufig nachbestellt werden müssen.
Um einen Überblick über die Versorgungssituation zu erhalten vermerken Sie neben jeder Unterkategorie auch die Namen der Lieferanten und den erforderlichen Mindestlagerbestand.
Anschließend beschriften Sie die Regale und katalogisieren die Güter, vermerken dies alles auf mehreren Blättern und erstellen Sie Tabellen mit der physischen Unterteilung des Lagers.
Zum Beispiel können Sie eine Tabelle erstellen mit Angaben zu der Kategorie, zu der die Waren gehören, dem Datum des Eingangs, den Kosten, den Mengen usw.: eine echte Datenbank.
Aktualisieren Sie das Blatt ständig, so dass nicht zu viele Vorgänge katalogisiert werden müssen, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht.
Excel-Tabelle
Eine einfache Lösung die Inventur zu beschleunigen besteht darin, das Lager selbst effektiv, mit Sorgfalt und Akribie zu verwalten. Das bedeutet, alle Vorgänge, die in ihm stattfinden, ständig im Auge zu behalten: Warenbearbeitung, Aufträge, Lagerbestände, Retouren, etc. Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die diesen Ablauf automatisch für Sie verwaltet, nehmen Sie einfach eine simple Excel-Tabelle zu Hilfe.
Auf diese Weise müssen Sie am Ende des Jahres keine kostbare Zeit damit verschwenden, alles noch einmal zu überprüfen, denn somit haben Sie detaillierte Übersichtstabellen vor sich.
Hier sind einige Vorschläge für den Aufbau einer Lagerverwaltung mit Excel-Tabellen, um die Inventur zu beschleunigen.
- Verwenden Sie drei Excel-Tabellen (auf drei einzelnen Papierblättern):
– eine für Produkte, mit vollständige Liste der Waren, einschließlich Informationen über Lieferanten und Lagerbestände
– eine für den Wareneingang mit Angabe des Eingangsdatums und der Warenmenge im Lager
– eine für den Warenausgang - Wenn Ihr Lager sowohl für die Lagerung von Rohstoffen als auch von Halbfertig- und Fertigprodukten genutzt wird, verwenden Sie auch drei einzelne Blätter, um diese zu unterscheiden
- Verbinden Sie diese Tabellen miteinander. Wie? Erstellen Sie auch in der Tabelle für den Warenausgang eine Spalte der tatsächlichen Bestände, wie Sie es in der Produkttabelle getan haben. Auf diese Weise können Sie vor der Bestätigung des Warenausgangs mit Sicherheit die tatsächliche Verfügbarkeit kennen, ohne Verzögerungen und vor allem haben Sie, auch wenn Sie nur ein einziges Blatt aktualisieren, alle Daten in Echtzeit aktualisiert
- Um Ihre Vorgänge zu automatisieren, verwenden Sie die Dropdown-Menüs. Erstellen Sie beispielsweise im Auftragsformular ein Drop-down-Menü, um die Produkte auszuwählen, die mit dem zu bearbeitenden Auftrag verbunden sind, indem Sie sie aus denen in der ersten Tabelle „Produkte“ auswählen
Online finden Sie viele vorausgefüllte Tabellen, die Ihnen beim Erstellen Ihrer Excel-Datei behilflich sein können. Dies bleibt jedoch ein Werkzeug, das Ihnen sicherlich eine große Hilfe sein kann, aber nur, wenn es ständig aktualisiert wird.
Lagerverwaltungssoftware
Wenn diese Aktivität für Sie von zentraler Bedeutung ist und eine Investition verdient, die Sie sich im Laufe der Zeit auszahlt, dann entscheiden Sie sich für eine Verwaltungssoftware.
Die Software WMS (Warehouse Management System) ermöglicht es, alle Vorgänge im Lager zu verfolgen. Durch den kombinierten Einsatz mit mobilen Endgeräten, wie Barcode- oder RFID-Leser lässt sich die Arbeit von den Bedienern sehr einfach und schnell ausführen.
Die Kontrolle der Lagerbestände durch WMS wird ständig aktualisiert, dies ermöglicht auch eine schnelle Berechnung der Unternehmensbilanz, was, wie bereits erwähnt, aus steuerlichen und zivilrechtlichen Gründen relevant ist.
In der Bilanz müssen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten in Bezug auf das Unternehmen aufgeführt werden und alle Waren nach Typ und Wert, unter Angabe des Werts der einzelnen Kategorie gemeldet werden.
Dank des Verwaltungssystems können Sie auch die Historie verfolgen, so dass es sehr einfach ist, auf Fehler aufzuspüren. Da jedes einzelne Unternehmen anders ist, kann die Software den individuellen Bedürfnissen und individuellen Produktionsabläufen angepasst werden.
Vertikale Lagersysteme
Eine All-in-One-Lösung. Die automatischen vertikalen Lager sind eine Lösung, mit der Sie Ihr Lager zu geringen Kosten automatisieren und auch das Lagerproblem lösen können. Diese Technologien ersetzen die alten Regale, die beim Umgang mit Waren umständlich und unbequem und in keiner Weise für den Bediener ergonomisch sind.
Mit den vertikalen automatischen Lager, in denen sich Träger mit einem Gewicht von bis zu 990 kg bewegen, kann der verfügbare Raum in der Höhe von bis zu 16 Metern genutzt werden. Diese Träger werden von einem internen Extraktor bewegt, der sie direkt zur Entnahme bringt.
Die Träger können Produkte mit verschiedenen Höhen, Abmessungen, Volumina und Gewichten enthalten. Die Software verwaltet dann automatisch die Ladehöhen und optimiert die Höhe des Lagers ohne Platzverschwendung durch ein Trägerraster von 25 mm.
Mit der WMS der vertikalen Lager können Sie Ihre Aufträge automatisch über eine komfortable PC-Schnittstelle verwalten: Wählen Sie einfach das gesuchte Produkt aus, geben Sie die Menge ein, senden Sie die Anfrage und in wenigen Sekunden erhalten Sie es in der Entnahme. Nicht nur das: Die Software verfolgt diesen Vorgang automatisch und Sie können die Inventur mit einem Klick erledigen.
Die WMS überwacht alle Vorgänge und weiß immer, wie viele Produkte sich im Lager befinden und wo sie sich befinden: Ein einziger Klick reicht aus, um jederzeit die Lagerbestände zu kennen und eine Echtzeit-Inventur zu erhalten.
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