Haben Sie schon einmal an ein automatisiertes Archiv gedacht, um Dokumente immer griffbereit zu haben?
Wie viele Dokumente erstellen oder erhalten Sie pro Jahr? Wie viele dieser Dokumente bewahren Sie in Papierform auf?
Multiplizieren Sie diese Zahl mit 10 Jahren. Dies entspricht der durchschnittlichen Aufbewahrungszeit für Buchhaltungsunterlagen. Das Ergebnis ist ein riesiges, ungeordnetes und unübersichtliches Archiv.
„Ich hatte das gesamte Lager mit 40 automatischen Lagern von Modula automatisiert, nun war die Zeit für das Büro gekommen. Bei der 23. Palette mit Ordnern, die an einem abgelegenen Ort im Betrieb gelagert wurde, sagte ich, dass es genug sei, und so beschlossen wir, einen Modula Lift für die Dokumentenarchivierung zu installieren“, erzählt Andrea Rani.
Andrea Rani ist Geschäftsführer von Net Seals, einem italienischen Unternehmen, das Dichtungen für Hydraulik und Pneumatik an mehr als 1000 Kunden in über 80 Ländern weltweit verkauft.
Die Lösung ist innovativ, aber gleichzeitig einfach umzusetzen: Ein Modula-System mit einer Entnahmestelle, die zwei Stockwerke (Lager und Verwaltungsbüro) verbindet. Auf diese Weise lassen sich Dokumente auch effizienter weiterleiten, denn das Modula-System funktioniert wie ein Aufzug: Ein Dokument wird im Erdgeschoss in einen Ordner gelegt und erreicht dann den/die Mitarbeiter/in im Obergeschoss (siehe Video)!
Neben diesem „sekundären“ Vorteil gibt es aber auch den weitaus offensichtlicheren Vorteil einer deutlichen Verringerung der durch Regale und Schränke belegten Bodenfläche. Darüber hinaus befinden sich alle Dokumente an einem Ort, sind sie jederzeit zugänglich und werden von der Software Modula WMS verwaltet, die den Standort der Artikel, Entnahmen und Ablagen ständig zurückverfolgt.
Endlich wird es auf die Frage: „Wo ist der Ordner mit den Stromrechnungen von 2018?“ eine präzise Antwort geben!
