La logística de almacenes ha cambiado a lo largo del tiempo. Ahora puede aumentar su crecimiento por diferentes motivos, desde la tercerización hasta la implementación de políticas de abastecimiento y producción.
A veces es necesario rediseñar totalmente un almacén para maximizar el rendimiento y resolver problemas costosos en términos de dinero, como la falta de espacio y la pérdida de tiempo debida a la búsqueda de artículos en locales demasiado grandes y mal organizados.
¿Cómo se puede rediseñar un almacén optimizando el rendimiento y evitando un aumento desmesurado del presupuesto? ¿Qué pasos hay que seguir?
Inicialmente se pueden emprender acciones de mejora continua orientadas a eliminar pequeños problemas cotidianos (entregas directas de los proveedores, rediseño de los embalajes para ocupar menos espacio, mejora de los métodos de previsión). Sucesivamente la dirección deberá efectuar intervenciones más contundentes, invirtiendo de manera concreta en el rediseño del almacén, poniéndose en manos de asesores expertos en logística.
A continuación se detallan las distintas fases de proyecto de un almacén automático:
1. Diagrama de Gantt y cálculo de la inversión para un almacén automático
Calcular la inversión implica realizar análisis que demuestren la capacidad de la intervención respecto de los objetivos establecidos. Es muy importante efectuar cálculos de la duración de la intervención programando objetivos operativos y teniendo en cuenta que la actividad podría no respetar los plazos de ejecución establecidos.
Recurrir a la ayuda de expertos con experiencia en el sector es lo oportuno en estos casos. De esta manera será más sencillo realizar cálculos analógicos, basados en actividades pasadas, o cálculos paramétricos, sobre la base de la muestra de trabajo ya ejecutada.
Pero ¿el rediseño del almacénserá rentable? ¿En qué plazo?
Construir un nuevo almacén o incorporar nuevas tecnologías tiene un coste que se debe cuantificar y distribuir a lo largo del tiempo, ayudándose con un análisis Gantt.
Este diagrama cartesiano representa las actividades e indica cuándo una actividad debe comenzar y terminar. En las abscisas se dispone la escala temporal del principio al fin del proyecto, y en las ordenadas las cosas que hay que tener en cuenta a la hora de realizar el proyecto. Implantadas todas las actividades, se tendrá una visión completa del proyecto. A simple vista se verá qué hay que priorizar, cuál es el plazo, qué actividades hay que desarrollar simultáneamente para ahorrar tiempo y qué actividades dependen de otras.
El diagrama sirve para mantener bajo control el desarrollo fluido de toda una serie de actividades. Se puede acompañar de un conjunto de datos: quién desarrolla la tarea, si trabaja a tiempo completo o medio jornada, qué parte del trabajo está hecha y cuánto falta para terminar.
2. Inspección y estudio de factibilidad
Es necesario empezar por analizar los puntos fuertes y los débiles, definir las intervenciones en función del propósito que se desee cumplir y el objetivo a alcanzar. Se comienza por verificar el rendimiento del almacén para identificar y resolver los puntos críticos: esto es la fase de inspección.
Debemos concentrarnos en los indicadores de rentabilidad, los procesos, los instrumentos, las tecnologías y los costes empleados y, no menos importante, los recursos humanos.
Basándonos en un estudio de factibilidad podemos resolver los problemas y mejorar los resultados operativos. Analizando los datos se identifican y comparan las alternativas de organización, almacenamiento y logística, y se elige aquella que ofrezca la mejor relación coste-beneficios.
Las soluciones alternativas abarcan aspectos como el master plan del sitio, el layout del almacén, los criterios operativos y logísticos, los recursos humanos, los costes y los plazos. Sobre la base de toda la información obtenida, la dirección de la empresa podrá elegir la mejor alternativa posible con la cual continuar.
Para más detalles lee el artículo sobre cómo redactar un informe de inspección y estudio de factibilidad.
3. Slotting: disposición de los productos
Para obtener el menor coste de gestión posible del almacén y reducir los desplazamientos, es necesario optimizar la disposición de los productos en el área de recogida. Mapeando y analizando el historial de las actividades del almacén se comprende dónde conviene colocar los productos dentro del almacén automático y cuántos mantener cerca.
El análisis de Slotting permite entender dónde colocar y cómo clasificar los productos dentro del almacén para ahorrar tiempo y optimizar los recursos.
Para más detalles lee el artículo sobre optimización del Slotting.
4. Proyecto detallado
Una vez llegada a la conclusión de que una inversión es necesario y se desea proceder, hay que realizar un análisis detallado del proyecto. Esto significa profundizar en los aspectos funcionales, técnicos, gestionales, sistemáticos que se anañizaron en el estudio de factibilidad.
Profundizando y analizando los datos del proyecto se elabora un layout definitivo con dibujos, plantas, secciones y detalles.
El proyecto logístico se debe integrar con los aspectos de la construcción (por ejemplo, en los almacenes automáticos se puede considerar la realización de un revestimiento, evaluando incluso posibles soluciones antisísmicas) y de la instalación (por ejemplo, sistemas de sprinkler, calefacción, refrigeración, iluminación y aire comprimido).
Luego se definen los procedimientos operativos y se realiza un gantt detallado.
5. Simulación dinámica
La simulación dinámica intenta prever el comportamiento de un sistema o de un edificio en caso de implementar escenarios alternativos. A partir de un mapeado de los procesos logísticos de la empresa y comparando diferentes escenarios se identifican los riesgos y los cuellos de botella y se controlan la rentabilidad del sistema.
Se parte de la recopilación de los datos y de la validación del modelo conceptual para compartir con todo el equipo de proyecto los escenarios a comprobar, las hipótesis y las suposiciones. Se establecen los escenarios a examinar y el grado de fiabilidad esperado de la comparación de los resultados de rendimiento.
Las indicaciones numéricas se transforman en soluciones de proyecto y se ilustran los resultados para ayudar al cliente a tomar las decisiones.
Para más detalles lee el artículo sobre la simulación dinámica para reducir al mínimo los riesgos en la logística.
6. Proyecto constructivo
El análisis dinámico resulta muy valioso a la hora de realizar el proyecto de construcción. Una vez definido el proyecto y seleccionados los proveedores, se procede a un examen crítico de los dibujos constructivos y se revisan los documentos relativos a la automatización.
Partiendo del Gantt de proyecto redactado por la empresa, se procede a la actualización del mismo sobre la base de las decisiones tomadas y del proyecto de construcción, que indudablemente afectará el flujo y las fechas.
Se pasa a la aceptación de los FAT (Factory Acceptance Tests) con la documentación preparada por todos los proveedores. Esto consiste en la inspección de los equipos y de los componentes antes de la entrega o de la inspección final.
Garantizando el alto nivel cualitativo de los componentes se asegura también la integridad dentro de la fábrica. Mediante una prueba de funcionalidad convencional o una simulación se certifica que la instalación o los equipos respetan las especificaciones y obligaciones acordadas en el contrato. Esto implica la verificación de documentos como manuales y cualquier tipo de instrucciones, proyectos, dibujos, diagramas de los conductos y del instrumental.
Esto vale también para los almacenes automáticos verticales que, por ejemplo, tienen un manual de instrucciones, un manual de mantenimiento, una declaración de conformidad y otros documentos, por ejemplo en caso de garantías o certificaciones TÜV.
Estos documentos son fundamentales en caso de inspecciones periódicas, tanto durante como después de la obra.
Es muy importante dotarse de un Director de Proyectos que siga todas las fases de implementación del proyecto, ya que la monitorización del trabajo de los proveedores y la supervisión de la puesta en servicio es fundamental hasta la fase del Site Acceptance Test, donde el sistema es probado según con los planes de evaluación y las especificaciones técnicas, para demostrar que se ha instalado correctamente y que está interconectado con otros sistemas contiguos en el entorno de trabajo.
En el caso del almacén automático, esta fase se concluye con la fase de instalación y prueba del software WMS y su interconexión con ERP de la empresa.
La fase se cierra con el documento de hand-over.
Ideas para la reorganización del almacén
