¿Cómo y por qué elegir el software para la gestión del almacén?

En estos años ha habido muchos cambios en el campo de la logística debido a la Cuarta Revolución Industrial. Las evoluciones principales están ligadas a las nuevas tecnologías: Internet y herramientas digitales.

Los retos de la digitalización en la cadena de suministro conciernen principalmente a la automatización y la interconexión de los procesos de las empresas. En cuanto a la digitalización del almacén, una de las elecciones que deben hacer las empresas es inherente al Warehouse Management System.

El WMS es un software auxiliar para el Inventory Management. Sirve de soporte para la gestión del almacén en cada uno de sus aspectos: gestión de existencias, operaciones de carga y descarga, disposición de la mercancía, etc. Si bien no es fácil elegir el software ideal para la empresa, las ventajas de un software gestional adecuado son inigualables.

Veamos por qué y cómo elegir un WMS.

¿Cómo elegir el mejor software gestional?

En primer lugar hay que identificar el objetivo, tener en claro la razón por la que se ha decidido invertir en un software gestional y entender la entidad del presupuesto a disposición. Según la situación actual y la situación que se espera alcanzar en el futuro, se puede optar por distintos tipos de WMS, clasificados por franja económica y funciones.

Para tener la certeza de que se está haciendo la mejor elección para la empresa, hay que cerciorarse de algunas funciones y características del WMS. Implementar un software gestional no es algo sencillo, requiere un proyecto de realización preciso, porque se debe construir a la medida de la empresa y requiere un tiempo de instalación considerable. Una elección equivocada puede tener repercusiones muy negativas y causar un fracaso.

En particular, hay que verificar los siguientes puntos:

• Adaptabilidad

El Warehouse Management System debe ser adaptable no sólo a la situación actual de la empresa sino también a la organización futura de la empresa. El WMS es una herramienta muy eficaz sólo si está diseñado correctamente y si se basa en una organización de empresa correcta y funcional. Si se han observado problemas en la gestión del almacén, ante todo se debe hacer un análisis propedéutico a la elección del software para entender de qué manera se pueden resolver, y sólo después proceder a la selección.

Una empresa sana y funcional evoluciona constantemente. Lo que puede servir durante los próximos 5 años podría no ser suficiente para la década siguiente. Al mismo tiempo, cuando se decide invertir en un software gestional, se adopta una óptica a largo plazo, por eso hay que cerciorarse de que el WMS sea personalizable, adaptable y escalable respecto del flujo gestional, que podría cambiar en el futuro.

• Compatibilidad

Si ya se dispone de un sistema gestional de empresa, o de un ERP (Enterprise Resource Planning), para la gestión administrativa de la empresa se debe elegir un WMS apto para integrarse con el ERP y con cualquier sistema MES (Manufacturing Execution System).

El motivo es simple: el WMS basa su éxito en los datos; si puede extrapolar datos transversales de manera rápida y sencilla, por ejemplo del ERP que se ocupa de toda la parte administrativa, contable y comercial, entonces el éxito estará asegurado.

• Asistencia a distancia

Dar preferencia a un proveedor que garantice un sistema de asistencia a distancia. La decisión de invertir en un Warehouse Management System concierne no sólo al presente.

Como se trata de una herramienta informática, podrían presentarse imprevistos o podría ser necesaria la asistencia a largo plazo, por eso la mejor elección es indudablemente contar con una garantía y asistencia sin límites de tiempo, idealmente hasta finalizar el ciclo de vita del WMS, además de asistencia telefónica y teleasistencia para resolver el problema en el menor tiempo posible, a distancia.

Hay que tener en cuenta que el software está conectado y gestiona todas las lógicas subyacentes al funcionamiento del almacén, por lo que un pequeño problema puede comportar una parada de producción. Para limitar los tiempos de parada, apoyarse en proveedores que puedan ofrecer asistencia y controlar el funcionamiento a distancia, y resolver errores de programación.

¿Por qué utilizar un software gestional?

El WMS mejora la gestión del almacén en términos de orden, seguridad, velocidad, eficiencia y precisión.

• Orden

La principal ventaja es la de poder optimizar el espacio disponible almacenando la mercancía en cualquier parte del almacén sin riesgos de olvidar la ubicación, ya que en caso de necesidad será posible interrogar al software y recibir una respuesta inmediatamente.

Gracias al WMS, el tiempo dedicado al inventario se reduce drásticamente porque sólo hay que verificar la correspondencia entre los datos registrados por el sistema y la presencia efectiva de las existencias.

• Seguridad

Con el seguimiento de todas las operaciones realizadas en el almacén la mercancía siempre estará bajo control. Cada acceso es registrado y si desaparece algo se sabe quién accedió y qué movimientos hizo. Además es posible diferenciar el acceso a las distintas bandejas.

• Velocidad

Gracias al WMS se reducen drásticamente los tiempos de búsqueda de la mercancía por parte de los operadores, gracias a las sugerencias sobre la secuencia a seguir; esto asegura una disminución del tiempo necesario para la ejecución de los pedidos.

• Eficiencia

La racionalización de los movimientos y los recorridos, la eliminación de los errores y la reducción de los soportes impresos conducen a un aumento de la productividad de los operadores y a un incremento general de la eficiencia productiva de la empresa.

• Precisión

Es posible consultar en tiempo real y en cualquier momento la disposición de la mercancía contenida en el almacén e identificar cualquier operación realizada (por ejemplo, recepción y ejecución de pedidos) porque el WMS permite registrar todo automáticamente; ya no será necesario recurrir a la memoria histórica de los operadores ni depender de los recursos humanos.

El software procede a la memorización sólo una vez recibida la confirmación de la operación, limitando eventuales costes ocultos, como en el caso de las ejecuciones parciales del pedido.