“Quien deja de mejorar, deja de hacer bien»
“Siempre se ha hecho así” ya no está de moda. Porque si sigues haciendo lo que siempre has hecho, seguirás obteniendo los mismos resultados.
La verdadera pregunta que hacerse para seguir siendo eficaces y eficientes es: “¿qué se puede mejorar?”
Así es como Federica Mosto, Kaizen Mánager de Modula, afronta todos los días su trabajo.
La palabra “Kaizen” se compone de dos términos japoneses, KAI (cambio) y ZEN (bueno, mejor), y significa cambiar a mejor, mejora continua. Por lo tanto el término se refiere a la importancia para una organización en introducir mejoras incrementales y constantes en sus procesos, productos y servicios. Fue acuñado por Masaaki Imai en 1986 para describir la filosofía empresarial a la base de los éxitos de la industria japonesa en los años 80 con especial referencia a Toyota, en la que a menudo Modula se ha inspirado también para la propuesta Lean utilizada en la empresa.
“¡Ir a Gemba [el lugar real] y ver de primera mano!”. Federica transcurre la mayor parte de su tiempo entre los departamentos de producción de Modula y observa lo que sucede.
Recoge opiniones e información de quien trabaja exclusivamente en el proceso. Si algo termina mal en las actividades cotidianas o se detectan derroches (muda, en japonés, considerados verdaderas deshonras) toma medidas de emergencia y discute el problema con los directivos, se preocupa de que haya un ambiente de trabajo seguro y se ocupa de eliminar cualquier obstáculo que los empleados encuentran durante su trabajo.
“Hay que analizar detalladamente el problema aplicando la regla de los “5 Porqués” para llegar a la raíz. Después, se acuerda un primer paso de mejora y se concreta la solución (que no tiene que ser definitiva pero lo importante es que aporte un primer beneficio). Sin embargo, hay que prestar atención a establecer las normas, para evitar que la anomalía vuelva a aparecer en poco tiempo.
Pero el trabajo no termina en este punto, porque cada mejora produce otra y así sucesivamente”.
“Es fácil tener una idea complicada. Lo que es verdaderamente muy, muy complicado es tener una idea simple».
Los procesos pueden, es más, deben avanzar gracias a pequeños pero continuos desarrollos. La técnica utilizada es la del famoso ciclo de Deming o ciclo PDCA: Plan >> Do >> Check >> Act, en español Planificar >> Hacer >> Verificar >> Actuar.
“Las mejores sugerencias son las recogidas en los departamentos, las ideas y las propuestas avanzadas de quien cada día trabaja directamente en el proceso y aporta valor.”
Mejora de los procesos empresariales: primera fase de planificación
La primera fase consiste en definir los OBJETIVOS, y planificar las mejoras. Bajo nuestra lupa siempre han estado los procesos de producción, el corazón de nuestro sistema. Reducir los derroches y los errores, acelerar los tiempos de producción, reducir al mínimo las inactividades, mejorar la calidad del producto final y gestionar los costes. Para hacer esto hay que observar atentamente pero también ver claro hacia dónde se quiere llegar, sugiere Federica Mosto.
Los proyectos de mejora pueden referirse al producto, al proceso, a la informatización y a la cadena de abastecimiento.
Una actividad importante que hemos decidido analizar ha sido la optimización de los procesos de producción y de abastecimiento: un coste considerable para nuestra empresa, que diariamente tiene que relacionarse con diferentes proveedores. Tener modalidades de entrega y recogida de materiales claras y definidas permite concentrarse en el desarrollo de la propia actividad principal y permite una ventaja competitiva considerable optimizando el flujo de trabajo en el almacén y garantizando el control integral de la logística de terceros.
Cómo intervenir para solucionar la criticidad: segunda fase ejecutiva
La parte DO es la parte más activa del proyecto. Una vez que se define el problema, hay que comprenderlo y analizarlo en todas sus partes para saber cómo intervenir. En Modula, después de un análisis As-Is hemos identificado, por ejemplo, algunas ineficiencias relacionadas con los altos costes elevados de los transportes de producción. Hemos indagado de forma más precisa sobre el motivo y el punto del proceso en el que actuar.
En el caso específico nos hemos dado cuenta que para algunos viajes recurrentes de ida y vuelta que se organizaban entre nosotros y dos proveedores diferentes había un buen margen de mejora y que, en una óptica de colaboración, el cambio podría suponer una ventaja para los tres actores implicados. Por lo tanto, se ha presupuesto una triangulación de viajes, probada durante un periodo, y los resultados han sido más de uno: además de simplificar el proceso, garantizarnos un ahorro económico para nada insignificante (-185 k€ al año), también ha hecho posible llevar a cabo un paso hacia la sostenibilidad, reduciendo consumos y contaminación.
Diría que es un gran resultado para una sola entre las infinitas oportunidades de mejora que tiene que analizar el Kaizen mánager.
Comprobar el éxito de los cambios: tercera y cuarta fase de control y acción
A la fase de DO le sigue la fase de CHECK para verificar el éxito, que depende del cumplimiento del proceso de mejora y del mantenimiento sucesivo de las acciones realizadas.
Es fundamental para el Kaizen mánager asegurarse de que los nuevos procesos estén consolidados adecuadamente. Por lo tanto, es necesario medir los resultados con regularidad tanto en términos de proceso como de intervención, para documentar las mejoras obtenidas a mediano y largo plazo. (ACT)
«La mejora continua es mejor que la perfección retrasada.»
“En el año del lanzamiento del rol en la empresa, había 36 proyectos abiertos en los que se podían llevar a cabo optimizaciones. Hoy, los proyectos de mejora en Modula son 407, de los cuales 156 están terminados, 103 en curso, 102 entre espera/rechazados (porque no todas las ideas se ponen en marcha, lo importante es presentar información y motivaciones. Algunas actividades podrían dejarse en espera hasta que los tiempos sean suficientemente «maduros» para comenzar con el proyecto de forma ventajosa) y 41 que iniciar», nos confirma hoy Federica con gran satisfacción.
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