Mejorar la calidad de los servicios, ser más competitivos en el mercado, reducir los costes de la empresa, aumentar la eficiencia y la productividad: son muchos los objetivos a los que toda empresa debería aspirar para gestionar su actividad de manera rentable. Pero lo que quizás no esté claro para todos es que el logro de estas metas pasa por una perfecta reorganización del almacén, una etapa prácticamente obligatoria que no puede ni debe ser subestimada, especialmente por las pequeñas y medianas empresas que no disponen de las herramientas y las tecnologías necesarias para gestionarlo de manera óptima.
Según varios estudios, los costes ligados a la gestión del almacén inciden notablemente en la cifra de ventas de una empresa y pueden condicionar su evolución financiera. Por lo tanto, una reorganización del almacén puede resultar fundamental para poner fin a los derroches y mejorar la productividad.
Optimización de la logística del almacén: criticidades a afrontar
Entre las varias dificultades que se deben abordar, podemos mencionar aquellas relacionadas con la disposición de los productos, que debería tener en cuenta el índice de rotación del almacén para optimizar el espacio a disposición; también las dificultades ligadas a la gestión de los flujos logísticos, con el consiguiente desperdicio de recursos y un aumento de los costes de mantenimiento; y aquellas ligadas a la monitorización de las mercancías, que a menudo resultan difíciles de ubicar, situación que obliga a los operadores a dedicar mucho tiempo a la búsqueda.
La gestión de la logística puede verse afectada por la ausencia de procedimientos estandarizados que ayudan a simplificar las tareas de los empleados, así como la falta de personal capaz de actualizar el inventario en tiempo real, situación que puede comprometer el funcionamiento regular del almacén.
Y todavía más: la incapacidad de mantener una alta calidad de servicio, con el riesgo de no colmar las expectativas de los clientes finales; la de eliminar las mercancías no utilizadas, con el fin de desocupar espacio y aprovecharlo para guardar otros materiales; la de analizar los datos estadísticos, fundamentales para mantener bajo control las prestaciones de los procesos. Son muchos los aspectos que hay que contemplar.
Atención especialmente a la gestión de los productos que resultan fundamentales para las actividades de la empresa. Como enseña la ley de Pareto, el 20% de los productos realiza el 80% de las ganancias. Identificar entonces los productos y las soluciones que es necesario adoptar y gestionar correctamente para garantizar un alto nivel de servicio al cliente y asegurarse la ganancia.
Elementos organizativos fundamentales de un almacén
En general, los costes necesarios para una reorganización completa del almacén atemorizan a las empresas, pero con algunas precauciones y haciendo hincapié en las soluciones tecnológicas más avanzadas, es posible gestionar la logística del almacén de manera más rentable y compensar los gastos realizados.
Cada empresa es diferente y necesita estrategias específicas para optimizar la logística del almacén, pero existen elementos organizativos esenciales que funcionan para todas las actividades y no deberían ser descuidados.
Si el objetivo es apuntar a una gestión del almacén más eficiente y segura, seguir estos 8 pasos puede ser fundamental.
- Dotarse de una Picking List, una lista que contenga toda la información necesaria para regular las operaciones de carga y retiro de las estanterías, monitorizar lo mejor posible los flujos de entrada y salida, tener las ideas más claras sobre las existencias y facilitar el paso de los operadores y sus medios, ahorrando un tiempo precioso.
- Definir criterios de almacenamiento precisos para optimizar el depósito de materias primas, semielaborados y productos acabados, reducir al mínimo las reservas y lograr una gestión de almacén más ordenada y limpia. Ya se trate de estanterías metálicas más o menos ligeras, almacenes dinámicos de gravedad o sistemas de almacenamiento automático, como el carrusel, el miniload o el almacén vertical con bandejas, es preciso identificar la mejor solución para la actividad en cuestión.
- Predisponer un sistema de seguimiento de la mercancía depositada en el almacén y monitorizar los productos en entrada y salida a través de procedimientos estandarizados que prevean el uso de tecnologías avanzadas, como por ejemplo RFID, que garantiza el seguimiento del producto utilizando una transmisión en radiofrecuencia WI-FI.
- Programar detalladamente todas las actividades del almacén para sincronizarlos flujos, gestionar lo mejor posible las acumulaciones y evitar los cuellos de botella, que siempre son un peligro para la empresa, ya que pueden obstaculizar la actividad normal del almacén, ralentizándola o, en los casos más graves, deteniéndola del todo.
- Gestionar con gran precisión los pedidos y actualizar las existencias en tiempo real: es la única manera de simplificar las operaciones de inventario y reducir al mínimo el riesgo de error. Para tomar nota de todas las actividades que se realizan en el almacén podemos servirnos de una simple planilla Excel donde anotar toda la información de los pedidos, las reservas y las devoluciones; o bien se puede invertir en un buen software de gestión, indudablemente más costoso pero útil para facilitar las operaciones.
- Fijar los objetivos de la empresa para tener en claro desde el comienzo cuáles son los estándares que se desea mantener en términos de calidad y velocidad de servicio, para ir adaptando la logística del almacén a los objetivos, con el propósito de colmar las expectativas de los clientes y satisfacer plenamente sus exigencias.
- Utilizar soluciones estandarizadas que permitan reducir los costes y mejorar la calidad de los servicios y la seguridad, simplificando las tareas de los empleados.
- Mantener bajo control la situación del almacén predisponiendo una atenta elaboración de informes de datos y definiendo indicadores de rendimiento KPI, indispensables para entender si la empresa está cerca o no de alcanzar los objetivos prefijados.
Soluciones para mejorar la logística del almacén
En algunos casos, reorganizar el almacén puede resultar más bien complejo, pero es suficiente ponerse en manos de la tecnología y adoptar diferentes soluciones estandarizadas para garantizar el funcionamiento regular y asegurarse una gestión más eficiente.
Uno de los procedimientos más frecuentes para agilizar las operaciones de registro de los productos entrantes y simplificar la gestión de los pedidos y las existencias y la actualización del inventario es la RFID (Radio Frequency Identification), tecnología que permite identificar automáticamente las mercancías gracias al uso de campos electromagnéticos en radiofrecuencia, lo que se llama tag RFID; su funcionamiento es sencillo e intuitivo. Los tag RFID, alimentados por el dispositivo de lectura o por batería, se colocan sobre las mercancías, que a través de la señal de radio pueden ser constantemente monitorizadas e identificadas.
La alternativa es recurrir a otro modelo de gestión automática, los almacenes automáticos verticales, que son la solución ideal para quienes necesitan optimizar los procesos logísticos y facilitar el trabajo de los operadores, que a su vez estarán en condiciones de trabajar con mayor seguridad, aumentando al mismo tiempo la calidad de los servicios y la productividad.
Los almacenes verticales con bandejas, conocidos como VLM (Vertical Lift Module), gracias al almacenamiento vertical de la mercancía, además de garantizar un notable ahorro de espacio en el suelo, permiten monitorizar constantemente todos los flujos de entrada y salida, mantener bajo control los procesos de almacenamiento, gestionar de manera más eficiente las reservas y elaborar más rápidamente los pedidos. Son bastante fáciles de instalar y se pueden integrar fácilmente con todos los procesos productivos. Además, los hay muy pequeños y compactos, a partir de 4 metros de altura y 1,6 metros de profundidad.
¿Cuál es la mejor estrategia de picking para tu almacén?
