Es una de las actividades que requieren una considerable inversión de recursos a las que nos cuesta dedicarnos, pero una correcta gestión del almacén puede resultar fundamental para aumentar la productividad y la eficiencia de la actividad de la empresa, satisfacer las demandas de los clientes y aumentar los beneficios.
Ya se trate de un espacio dedicado al depósito de materias primas, semielaborados o productos acabados, el almacén cumple no sólo la función de almacenamiento de mercancías sino que, a diferencia de lo que se podría pensar, puede desempeñar un papel crucial para el buen funcionamiento de toda la actividad de la empresa.
Mantenerlo en orden es indudablemente el primer paso para elaborar más rápidamente los pedidos y gestionar más rápidamente el envío de las mercancías, pero todo esto podría no ser suficiente. Para mejorar las prestaciones de la empresa y hacerla realmente competitiva a largo plazo, es necesario efectuar con cierta constancia una verdadera reorganización del almacén y definir toda una serie de tareas específicas para mejorar las prestaciones logísticas.
Reorganizar un almacén: ¿por dónde empezar?
Si el objetivo es tener una logística de almacén perfectamente organizada, adecuada para sostener la producción sin ralentizarla nunca y garantizar una gestión más eficiente de las mercancías de entrada y salida, nada se puede dejar al azar y todo se debe planificar detalladamente.
¿Por dónde empezar a la hora de reorganizar el almacén? Lo primero que hay que hacer es analizar a fondo la situación para obtener un panorama completo de los problemas a resolver, realizar las evaluaciones pertinentes y elaborar un plan de acción, identificando las soluciones más eficaces, teniendo en cuenta las características y peculiaridades de la actividad de la empresa.
Por ejemplo, en caso de problemas ligados a la falta de espacio en el almacén, para una empresa podría ser conveniente la adquisición de una nueva área donde guardar la mercancía; para otra, podría ser más adecuada la disposición de nuevos sistemas de almacenamiento, como los almacenes verticales, que permiten agilizar y mejorar la gestión de las reservas; para otra, podría ser oportuno implementar soluciones de Cross Docking con el fin de agilizar las entregas a los clientes y reducir al mínimo los costes de almacenamiento. No existe una solución estándar, por eso es importante encontrar la estrategia más adecuada para las exigencias de la empresa.
Mejorar las prestaciones logísticas: dos enfoques
Después de identificar el problema, se puede proceder a la definición de la estrategia a seguir para mejorar la gestión del almacén y hacerla aún más eficiente. Se pueden emprender dos caminos.
Para obtener resultados modestos pero constantes a lo largo del tiempo, se puede adoptar un enfoque de tipo «Bottom Up», que consiste en la ejecución de pequeñas acciones cotidianas de mejora dentro del almacén, aprovechando al máximo los recursos existentes.
Si son necesarios cambios más radicales, conviene optar por un enfoque de tipo «Top Down», con intervenciones más drásticas e invirtiendo en soluciones tecnológicas ad hoc que faciliten la reorganización completa del almacén y la mejora de sus prestaciones logísticas.
Soluciones tecnológicas: cuáles adoptar para optimizar el espacio
¿De qué herramientas dotarse para mejorar la logística del almacén y en qué soluciones tecnológicas invertir para organizar mejor el espacio disponible? También en este caso se puede elegir entre dos tipos de intervención.
Siguen siendo válidos los modelos de gestión tradicional, como el almacén en cascada, que, como su nombre lo indica, permite apilar la mercancía; el almacén con estanterías, que prevé la colocación de los productos sobre estantes específicos; o el almacén cantilever, que permite el almacenamiento vertical de mercancías particularmente voluminosas; pero para mejorar la seguridad del espacio de almacenamiento, facilitar la gestión de las reservas y agilizar las operaciones de inventario, puede ser todavía más conveniente invertir en modelos de gestión automatizada, como el almacén automático con trasladador elevador o el almacén vertical con bandejas, que prevé el uso de aplicaciones de software altamente cualificadas.
El almacén automático con trasladador elevador es la solución ideal para simplificar las operaciones de depósito y retiro de mercancías reduciendo al mínimo el riesgo de error. Este sistema prevé la gestión del almacenamiento mediante una unidad computarizada que guía los trasladadores elevadores dentro de los espacios del almacén, permitiendo el desplazamiento sobre carriles, incluso a alturas importantes y con cargas pesadas.
Por almacén vertical se entiende una modalidad de gestión de las mercancías que permite efectuar el almacenamiento vertical de materias primas y productos acabados, gracias a la presencia de bandejas internas de una capacidad superior a 900 kg, e identificar y retirar los productos con un simple clic. El sistema ofrece numerosas ventajas: garantiza una mayor eficiencia en la coordinación de las distintas actividades, permite alcanzar óptimos estándares de limpieza y orden, asegura un gran ahorro de espacio y tiempo y una mayor seguridad, tanto para los operadores que trabajan en el almacén como para las mercancías que transitan por él.
Cómo elegir la mejor solución para reorganizar el almacén
Como hemos dicho, cada empresa es diferente y tiene sus peculiaridades, por lo que no existe un mejor o peor enfoque: todo depende de las exigencias y las necesidades de la actividad.
Indudablemente, quien apunta a una mejor logística de almacén debería invertir más en la fase inicial de análisis, para adquirir plena conciencia de lo que ocurre dentro de la empresa, identificar inmediatamente los problemas más evidentes, examinarlos a fondo e identificar las soluciones ideales para resolverlos.
La elección se debe ponderar y adoptar teniendo en cuenta numerosas variables, como por ejemplo el modelo de gestión de la empresa y el tipo de relación instaurada con los proveedores. Sólo a través de un estudio exhaustivo será posible identificar la mejor solución para la empresa.
En general, la tendencia es esperar hasta que los problemas aparezcan y luego intentar resolverlos, pero ésta es una estrategia costosa que a la larga puede resultar ineficaz. Es recomendable anticiparse a los problemas predisponiendo con cierta frecuencia acciones de mejora dentro del almacén, para ir afrontando los problemas no bien aparecen, cuando aún resultan fáciles de gestionar.
Una vez comprendidos los problemas del almacén y evaluados con atención los costes a sostener, los medios a emplear y las soluciones tecnológicas en las cuales invertir, no será difícil hallar la estrategia más adecuada para la empresa.
Es innegable que la inversión inicial puede resultar onerosa, pero es un esfuerzo que vale la pena y que será ampliamente recompensado.
¿Cuál es la mejor estrategia de picking para tu almacén?
