Avez-vous déjà pensé à des archives automatisées afin que tous vos documents soient toujours à portée de main ?
Combien de documents produisez-vous ou recevez-vous par an ? Combien de documents conservez-vous sur papier ?
Multipliez ce chiffre par 10 ans, soit la durée moyenne de conservation des documents comptables. Il en résulte des archives énormes, désordonnées et volumineuses.
« J’avais déjà automatisé l’ensemble de l’entrepôt avec 40 magasins automatiques Modula ; le temps était également venu pour le bureau administratif. À la 23e palette de dossiers stockée dans un endroit éloigné de l’usine, j’ai dit que c’en était assez et c’est ainsi que nous avons décidé d’installer un Modula Lift pour l’archivage des documents », raconte Andrea Rani.
Andrea Rani est le directeur général de Net Seals, une société italienne qui vend des joints pour systèmes hydrauliques et pneumatiques à plus de 1 000 clients, dans plus de 80 pays.
La solution a été innovante mais en même temps simple à mettre en œuvre : un Modula avec une baie aérienne reliant deux étages (entrepôt et bureau administratif). De cette manière, le transport des documents est également plus efficace, le Modula agissant comme un ascenseur : un document placé dans un classeur au rez-de-chaussée atteint alors l’employé à l’étage supérieur (voir la vidéo) !
Mais à cet avantage « secondaire » s’ajoute celui, bien plus évident, d’une réduction impressionnante de l’espace au sol occupé par les rayonnages et les armoires. De plus, tous les documents se trouvent à un seul endroit, toujours accessibles et gérés par le logiciel Modula WMS, qui suit en permanence l’emplacement des articles ainsi que les opérations de prélèvement et de stockage.
Enfin, la question « Où est le classeur des factures de 2018 ? » a une réponse précise !
