Come e perché scegliere il software per la gestione del magazzino?

In questi ultimi anni sono avvenuti molti cambiamenti nel campo della logistica dovuti a quella che viene chiamata Quarta Rivoluzione Industriale. Le evoluzioni principali sono legate alle nuove tecnologie coinvolte: internet e strumenti digitali.

Le sfide della digitalizzazione nella Supply Chain riguardano principalmente l’automatizzazione e l’interconnessione dei processi aziendali. Per la digitalizzazione del magazzino una delle scelte che le aziende si trovano a fare è quella inerente al Warehouse Management System.

Il WMS è un software ausiliario per l’Inventory Management. Il suo scopo è quello di fungere da supporto alla gestione del magazzino in ogni suo aspetto: gestione delle scorte, operazioni di carico e scarico, disposizione della merce, ecc. Scegliere quello corretto per la vostra azienda rappresenta una sfida difficile ma i vantaggi che apporta sono ineguagliabili.

Vediamo insieme perché e come scegliere un WMS.

Come scegliere il software gestionale migliore per voi

Per prima cosa dovete chiarire qual è il vostro scopo, in altre parole perché avete deciso di investire in un software gestionale e capire qual è l’entità del budget che avete a disposizione.

A seconda della vostra situazione attuale e di quella che vi aspettate di raggiungere in futuro potete optare per diverse tipologie di WMS, suddivise a seconda della fascia economica e delle funzionalità che vi offrono.

Per essere sicuri di fare la scelta migliore per la vostra azienda dovete accertarvi di alcune funzionalità e caratteristiche del WMS. Implementare un software gestionale non è cosa di poco conto.

Richiede un progetto di realizzazione preciso perché va costruito su misura della vostra azienda e anche un tempo molto lungo di installazione. Fare la scelta sbagliata può avere ripercussioni molto negative e determinare il vostro insuccesso.

In particolare, dovete verificare i seguenti punti:

• Adattabilità

Il Warehouse Management System che avete scelto deve essere adattabile non semplicemente alla situazione attuale della vostra azienda, ma anche all’organizzazione aziendale futura.

Il WMS è uno strumento molto efficace solo se progettato nel modo corretto e se alle fondamenta trova un’organizzazione aziendale corretta e funzionante.

Se avete riscontrato dei problemi nella gestione del vostro magazzino dovete innanzitutto fare un’analisi propedeutica alla scelta del software per capire in che modo possono essere risolti e solo successivamente procedere con la selezione.

Un’azienda sana e funzionante però è in continua evoluzione e quello che può andar bene per i prossimi 5 anni potrebbe rivelarsi non sufficiente per il decennio a venire. Allo stesso tempo quando si decide di investire in un software gestionale lo si fa in un’ottica di lungo periodo. Per questo motivo dovete assolutamente accertarvi che il WMS sia personalizzabile e adattabile rispetto al vostro flusso gestionale.

• Compatibilità

Se disponete già di un sistema gestionale aziendale per quel che riguarda la gestione amministrativa dell’azienda dovete scegliere allora un WMS in grado di integrarsi con il vostro ERP (Enterprise Resource Planning) e con qualsiasi sistema MES (Manufacturing Execution System).

Il motivo è semplice: il WMS basa il suo successo sui dati. Se è in grado di estrapolare informazioni trasversali in modo facile e veloce, quindi ad esempio dall’ERP che si occupa di tutta la parte amministrativa, contabile e commerciale, allora il successo è assicurato.

• Assistenza da remoto

Prediligete un fornitore che vi garantisca un sistema di assistenza da remoto. Decidere di investire in un Warehouse Management System è infatti una scelta che non riguarda solo il presente.

Poiché si tratta di uno strumento informatico potrebbero accadere imprevisti o semplicemente potreste avere bisogno di assistenza nel lungo periodo, per questo la scelta migliore è sicuramente quella di avere una garanzia e un supporto temporalmente illimitato, idealmente fino al termine del ciclo di vita del WMS, e anche un supporto telefonico e di teleassistenza per risolvere il problema nel minor tempo possibile a distanza.

Ricordatevi che il Software è collegato e gestisce tutte le logiche sottostanti il funzionamento del magazzino, quindi anche un piccolo problema può comportare uno stop della produzione. Per limitare i tempi di fermo affidatevi a fornitori in grado di offrire l’assistenza da remoto, capaci di controllare a distanza il funzionamento, gli eventuali bug e soprattutto risolverli.

Perchè usare un software gestionale?

• Ordine

Il principale vantaggio è quello di poter ottimizzare al meglio tutto lo spazio disponibile, stoccando la merce in qualsiasi parte del magazzino senza la paura di dimenticarne l’ubicazione perché all’occorrenza potrete interpellare il software e ricevere immediatamente risposta.

Grazie al WMS il tempo da dedicare all’inventario si riduce di molto perché vi dovrete limitare a verificare la corrispondenza tra i dati registrati dal sistema e l’effettiva presenza delle giacenze.

• Sicurezza

Tenendo traccia di tutte le operazioni che avvengono all’interno del magazzino la vostra merce sarà sempre sotto controllo. Ogni accesso viene tracciato e se sparisce qualcosa saprete sempre chi è stato ad accedere e che movimenti ha fatto. Potete addirittura differenziare l’accesso ai vari cassetti.

• Velocità

Grazie al WMS vengono ridotti drasticamente i tempi di ricerca della merce da parte degli operatori, grazie ai suggerimenti del giro di prelievo da fare. Questo vi assicura una diminuzione dei tempi di evasione degli ordini.

• Efficienza

Razionalizzazione dei movimenti e dei percorsi, eliminazione degli errori e riduzione dei supporti cartacei portano ad un aumento della produttività degli operatori e quindi ad un aumento generale dell’efficienza produttiva della vostra azienda.

• Precisione

È possibile consultare in real time e in qualsiasi momento la disposizione della merce presente nel magazzino e risalire a qualsivoglia operazione eseguita (ad esempio evasione e ricezione degli ordini) perché il WMS permette di registrare automaticamente tutto.

Non sarà più necessario ricorrere alla memoria storica degli operatori e quindi dipendere dalle risorse umane.

Il software procede alla memorizzazione solo una volta ricevuta conferma dell’avvenuta operazione limitando gli eventuali costi nascosti, come nel caso di parziali evasioni dell’ordine.