Logistica del magazzino: quali sono gli elementi fondamentali per l’organizzazione?

Migliorare la qualità dei propri servizi, essere più competitivi sul mercato, ridurre i costi aziendali, aumentare l’efficienza e la produttività: sono tanti gli obiettivi a cui ogni azienda dovrebbe aspirare per gestire con profitto il proprio business. Ma ciò che forse non è chiaro a tutti è che il raggiungimento di questi traguardi passa anche da una perfetta riorganizzazione del magazzino, una tappa praticamente obbligata, che non può e non deve essere sottovalutata, specialmente da quelle imprese di medie o piccole dimensioni che non dispongono degli strumenti e delle tecnologie necessarie per gestirlo in maniera ottimale.

Secondo alcuni studi infatti, i costi legati alla gestione del magazzino incidono notevolmente sul fatturato di un’azienda e possono condizionare il suo andamento finanziario, pertanto una riorganizzazione del magazzino può rivelarsi fondamentale per tagliare tutti gli sprechi e migliorare la produttività.

Ottimizzazione della logistica del magazzino: le criticità da affrontare

Tra le varie difficoltà da affrontare, quelle relative alla disposizione dei prodotti, che dovrebbe sempre tener conto dell’indice di rotazione del magazzino in modo da ottimizzare il più possibile lo spazio a disposizione; quelle legate alla vera e propria gestione dei flussi logistici, con un conseguente spreco di risorse e un aumento dei costi di manutenzione; e quelle legate al monitoraggio delle merci, che spesso risultano difficile da mappare e costringono gli operatori ad impiegare molto tempo per la loro ricerca.

A incidere su un’ottimale gestione della logistica anche la mancanza di procedure standardizzate che potrebbero semplificare l’operato dei dipendenti; e quella di risorse in grado di sistemare l’inventario in tempo reale, che, se non correttamente aggiornato, può compromettere il regolare funzionamento del magazzino.

E poi ancora, l’incapacità di mantenere un’elevata qualità del servizio, con il rischio di rendere insoddisfatti i clienti finali; quella di smaltire le merci non più utilizzate, in modo da fare spazio e sfruttarlo per l’accantonamento di altri materiali; e quella di analizzare i dati statistici, fondamentali per tenere sotto controllo le prestazioni dei propri processi. Sono tanti gli aspetti da curare.

Attenzione in particolare alla gestione di quei prodotti che sono fondamentali per i profitti del proprio business. Come insegna la legge di Pareto, il 20% dei prodotti fa realizzare l’80% dei guadagni. Individuare quindi quali sono questi prodotti e quali soluzioni adottare per riuscire a gestirli al meglio è fondamentale per garantire alto livello di servizio verso i clienti e assicurarsi il guadagno.

Elementi organizzativi fondamentali di un magazzino

In genere i costi necessari per una completa organizzazione del magazzino tendono a spaventare le aziende, ma avendo qualche piccola accortezza e puntando sulle soluzioni tecnologiche più avanzate, è possibile gestire la logistica del magazzino in maniera più redditizia e compensare anche le spese sostenute.

Certo, ogni azienda è diversa e necessita di strategie specifiche per ottimizzare la logistica del magazzino, ma ci sono degli elementi organizzativi essenziali che funzionano per tutte le attività e che non dovrebbero essere trascurati.

Se l’obiettivo è mirare a una gestione del magazzino più efficiente e sicura, seguire questi 8 step può essere fondamentale.

1. Dotarsi di una Picking List, un vero e proprio elenco che contenga tutte le informazioni necessarie per regolare le operazioni di carico e prelievo dagli scaffali, monitorare al meglio i flussi in entrata e in uscita, avere le idee più chiare sulle giacenze e facilitare il passaggio degli operatori e dei loro mezzi, risparmiando tempo prezioso.
2. Definire dei precisi criteri di stoccaggio al fine di ottimizzare il deposito di materie prime, semilavorati e prodotti finiti, ridurre al minimo le scorte e ottenere una gestione del magazzino più ordinata e pulita. Che siano scaffalature metalliche più o meno leggere, magazzini dinamici a gravità o sistemi di stoccaggio automatico, come il carosello, il miniload o il magazzino verticale a cassetti, è buona regola individuare quelli più indicati per la propria attività.
3. Predisporre un sistema di tracciabilità della merce depositata in magazzino e monitorare i prodotti in ingresso e in uscita attraverso delle procedure standardizzate che prevedano l’uso di tecnologie avanzate come ad esempio l’RFID, che garantisce il tracciamento del prodotto sfruttando una trasmissione in radio frequenza WI-FI.
4. Programmare scrupolosamente tutte le attività del magazzino in modo da sincronizzare i flussi, gestire al meglio gli accumuli ed evitare i colli di bottiglia che rappresentano sempre un pericolo per l’azienda visto che rischiano di intralciare la normale attività del magazzino, rallentandola o addirittura, nei casi più gravi, fermarla del tutto.
5. Gestire con grande precisione gli ordini e aggiornare in tempo reale le giacenze: è questo l’unico modo per semplificare le operazioni di inventario e ridurre al minimo il rischio di errore. Per prendere nota di tutte le attività che si svolgono all’interno del magazzino ci si può servire anche solo di un semplice foglio Excel, in cui annotare tutte le informazioni relative a ordini, scorte e resi; oppure si può investire su un buon software di gestione aziendale che è sicuramente più dispendioso ma che rende senz’altro più facile questa operazione.
6. Fissare gli obiettivi aziendali da raggiungere in modo da aver chiaro sin dall’inizio quali sono gli standard che si vogliono mantenere in termini di qualità e velocità del servizio e in modo da adattare la logistica del magazzino agli obiettivi stessi, al fine di non deludere le aspettative dei clienti e di soddisfare appieno le loro esigenze.
7. Utilizzare soluzioni standardizzate che consentano di tagliare i costi e di migliorare la qualità dei servizi e la sicurezza, rendendo più semplice anche l’operato dei dipendenti.
8. Tenere sotto controllo la situazione del magazzino predisponendo un’accurata attività di reportistica dei dati e la definizione di indicatori di performance KPI, indispensabili per capire se l’azienda è vicina o meno al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Soluzioni per migliorare la logistica del magazzino

In alcuni casi riorganizzare il magazzino può rivelarsi piuttosto complesso, ma basta fare affidamento sulla tecnologia e adottare diverse soluzioni standardizzate per garantire il suo regolare funzionamento e assicurarsi una sua più efficiente gestione.

Una delle procedure più utilizzate per velocizzare le operazioni di registrazione dei prodotti in entrata e semplificare la gestione di ordini e giacenze e l’aggiornamento dell’inventario è l’RFID (Radio Frequency Identification), una tecnologia che consente di identificare automaticamente le merci grazie all’uso di campi elettromagnetici in radio frequenza, i cosiddetti tag RFID, il cui funzionamento è semplice e intuitivo. I tag RFID, alimentati dal dispositivo di lettura o a batteria, vengono infatti posizionati sulle merci che attraverso il segnale radio possono essere costantemente monitorate e identificate.

In alternativa si può ricorrere a un altro modello di gestione automatica, i magazzini automatici verticali, che si confermano la soluzione ideale per chi ha bisogno di ottimizzare i processi logistici, facilitando il lavoro degli operatori che sono messi nelle condizioni di poter lavorare con maggior sicurezza, e aumentando contemporaneamente anche la qualità dei servizi e la produttività.

I magazzini verticali a cassetti, noti come VLM (Vertical Lift Module), grazie allo stoccaggio in verticale delle merci, oltre a garantire un notevole risparmio di spazio a terra, consentono infatti di monitorare costantemente tutti i flussi in entrata e in uscita, di tenere sotto controllo i processi di stoccaggio, di gestire in maniera più efficiente le scorte e di evadere più velocemente gli ordini. Sono piuttosto facili da installare e possono essere facilmente integrati con i tutti processi produttivi. Inoltre, ne esistono anche di veramente piccoli e compatti a partire da 4 metri di altezza e 1.6 metri di profondità.